ادارات مخفی در دوره بحران: شرکت های عظیم دنیا به دفاتر ارواح می فرایند - آخرین خبر

از 11 سپتامبر تا ویروس کرونا شرایط اضطراری احتیاجمند واکنش های عظیم بوده است. به همین دلیل در شرایط کنونی و همزمان با شیوع کرونا برخی از شرکت های عظیم در دنیا برای حفظ کار و نیروهای خود برخی از کارمندان را به دفاتری خالی در مکان هایی نامعین منتقل می نماید.

به گزارش خبرنگاران به نقل از بی بی سی، برخی این دفاتر را اداره ارواح می نامند. این ساختمان ها در حومه شهر ها و در اماکنی امن ساخته شده و برای سال ها بی سر و صدا در حالت آماده باش نگهداری می گردد. ممکن است سال ها در نزدیکی این دفاتر زندگی کنید یا از کنارشان رد شوید اما هرگز متوجه آنها نشوید. این دفاتر نشانه های فیزیکی کمی دارند. شاید یک حصار بلند و چند دوربین امنیتی. همین.

سازمان های عظیم دنیای در زمان بحران، بروز یک حادثه، تخریب ساختمان های اصلی ادارات یا عدم دسترسی به دفاتر همیشگی کارمندان خود را به ادارت مخفی و رمزآلود منتقل می نمایند.

شرکت های عظیم در شرایطی مانند حملات ترویستی، بلایای طبیعی و البته بیماری های عالم گیر دفتر اصلی خود را ترک نموده و نیروهای خود را در دفاتر پشتیبان می فرستند. این عملیات با نام های بازیابی بحران یا تداوم تجارت نیز شناخته می گردد.

متاسفانه در شرایط کنونی بحران بیماری پیش روی ما قرار گرفته است. در واکنش به شیوع سریع ویروس کرونا، برخی از شرکت ها مانند بانک های عظیم به سرعت در حال فعال سازی برنامه های احتاقتصادی هستند.

دورکاری برای تمامی کارمندان یا حرفه ها امکان پذیر نیست و به همین دلیل سایت های بازیابی فاجعه به عنوان گزینه های جایگزین مطرح می شوند.

در تئوری اصلی، اگر ویروس به دفاتر اصلی کمپانی آسیب بزند، کارمندان در دفاتر پشتیبان قادر به ادامه کار خود هستند. این روش جایگزین بسیار خوبی برای کار از خانه است. در این فرایند کارمندانی که امکان دورکاری ندارند یا با اطلاعات حساس تجاری سروکار دارند، بدون مشکل به کارشان ادامه می دهند.

---

دفاتر احیای بحران راه کار بسیار خوبی برای افرادی هستند که توانایی کار از خانه را ندارند.

---

در این روش کمپانی ها پیش از انتقال کارمندان به اداره ارواح، نام اعضا را روی میزهای شرکت پشتیبان قرار می دهند تا کارمندان پس از ورود به شرکت و بدون سردرگمی به کار خود ادامه دهند. کامپیوتر، تلفن و نرم افزارهای مورد احتیاج کاری برای کارمند مورد نظر دقیقا مانند شرایط دفتر همیشگی آماده شده است. ساختمان ها نیز به شکلی ویژه و سخت گیرانه ایمن ساخته شده اند. آنها در برابر اتفاقاتی مانند زلزله یا طوفان مقاوم هستند.

همه مشاغل چنین امکاناتی را در اختیار ندارند اما دفاتر پشتیبان می توانند بقا و ایمنی کمپانی ها را در میانه بحران تضمین نمایند. اغلبِ آشفتگی ها چند روز یا چند هفته طول می کشند اما از آنجا که ویروس کرونا ظرفیت ماندگاری تا سال 2021 را دارد، احتمالا بسیاری از سازمان ها بیشتر از همواره به شرکت های پشتیبان خود اعتماد خواهند کرد.

ساخته شده برای بحران

پاتریک مورلی معاون ارشد شرکت مدیریت و فراوری خدمات سان گارد (Sungard Availability Services) که کارش ارائه خدمات، ساخت و تجهیز دفاتر پشتیبان برای کمپانی هاست در این باره می گوید: در حال حاضر در بسیاری از مناطق دنیا با افزایش مشتریان روبه رو شده ایم. این اتفاق در نوع خود بی سابقه است و اولین باری است که به صورت دنیای در حال مدیریت آن هستیم.

شرکت سان گارد بیش از 60 دفتر پشتیبان در 9 کشور دنیا مانند بریتانیا، آمریکا و هند ساخته است. چند واحد از این ساختمان ها در بریتانیا قرار گرفته است و تعداد انگشت شماری از آنها در لندن.

شرکت ها معمولا تعداد معینی جایگاه را برای دفاتر پشتیبان خود اجاره می نمایند و ممکن است فضای این دفاتر را با بنگاه های تجاری دیگر شریک شوند. با این وجود شرکت های پردرآمدتر هزینه بیشتری برای دفاتر پشتیبان خرج نموده و تمام فضا را به صورت اختصاصی برای خود در حالت آماده باش قرار می دهند.

خیابان های شهر بوستون در روز آدینه به علت شیوع ویروس کرونا خالی شد. بیشتر ساکنان این شهر مجبور به دور کاری شدند/ عکس: GETTY

با گسترش نیروی کار در دفاتر و محیط های بیشتر، شرکت ها و مشاغل امیدوارند تا آسیب کمتری از ویروس کووید- 19 به عنوان عامل بیماری جدید کرونا ببینند.

با این وجود برخی از کارشناسان و تحلیل گران کار از خانه (دور کاری) را راهی بهتر نسبت به افتتاح دفاتر جدید یا استفاده از ادارات ارواح می دانند. دور کاری باعث می گردد تا کارمندان از ای ک دفتر اشتراکی و تماس نزدیک با هم دور شوند.

مورلی، معاون ارشد شرکت سان گارد در این باره گفت: مشتریان ما در شرایط کنونی بیش از همواره به بهداشت و ضدعفونی کردن فضا فکر می نمایند. او در خصوص خواسته مشتریان شرح داد: بیشتر آنها از ما می پرسند قبل از ورود کارمندان امکان تمیزی عمیق و همه جانبه در دفاتر و ادارات وجود دارد؟

سان گارد بسته های زیادی از مواد ضدعفونی نماینده را در دفاتر و ساختمان های دفاتر پشتیبان قرار می دهد. سازو کارهای موجود در شرکت نیز به کارمندان یادآوری می نمایند تا در زمان های مقرر دست هایشان را بشورند. شرکت ها همچنین دارای کارمندان ویژه و ماهر برای ضدعفونی کردن فضای اداره در طول روز یا شب هستند.

آژانس های خدمات اقتصادی یا بانک ها اصلی ترین مشتریان دفاتر پشتیبان شرکت سان گارد محسوب می شوند اما شرکت های بیمه، آب و برق، پتروشیمی و بنگاه های املاک نیز خواستار چنین امکاناتی هستند. به دلایل امنیتی، شرکت های عظیم محل دفاتر پشتیبان یا ویژگی های این اماکن را فاش نمی نمایند.

دفاتر داغ یا سرد محرمانه باقی می مانند

اگر چه نام مشتری محرمانه است، اما برخی از جزئیات اصلی درباره امکانات شرکت سان گارد عمومی است. این شرکت در خیابان سوت وارک بریج در مرکز لندن یک ساختمان با ظرفیت 1700 کارمند دارد.

شرکت سان گارد پیش از ورود کارمندان یک شرکت به دفتر پشتیبان تمامی امکانات سخت و نرم افزاری مورد احتیاج کارکنان را آماده و مهیا می نماید.

مورلی می گوید: معمولا برخی از کارکنان قبل از انتقال رسمی به دفاتر پشتیبان به طور آزمایشی این فضاها را دیده اند. برای برخی از کارمندان نیز چنین فضایی بسیار عجیب و جدید است. با این وجود سان گارد می گوید برای ایجاد احساس بهتر در همه کارمندان و تشکیل یک پارچگی راه کارهایی ارائه خواهد داد تا کارمندان با محیط کار جدید احساس غریبگی ننمایند.

کارمندان به محض ورود به شرکت با علائم معین در پارکینگ یا آسانسور، محل پارک خودرو ، طبقه یا اتاق مورد نظر خود را پیدا خواهند کرد و تمام دستگاه ها، نرم افزارها یا اطلاعات لازم برای کار برایشان مهیا شده است.

این دفاتر پشتیبان با نام سایت های داغ معروفند و کارفرما احتیاجی به اتلاف وقت برای تهیه امکانات ندارد. در مقابل سایت های سرد نیز وجود دارند. در این سایت ها کارفرما یک سالن عظیم عاری از امکانات را اجاره نموده و تجهیزات مورد احتیاج خود را در میانه بحران به دفتر پشتیبان انتقال می دهد.

---

شرکت سان گارد پیش از ورود کارمندان یک شرکت به دفتر پشتیبان تمامی امکانات سخت و نرم افزاری مورد احتیاج کارکنان را آماده و مهیا می نماید.

---

تهیه غذا برای کارمندان دفاتر پشتیبان اصلی ترین چالش است زیرا کسی نمی داند این دفاتر در چه زمانی و تا چه حدی مورد استفاده قرار می گیرد. مورلی می گوید: شرکت وی لیست تمامی تهیه نمایندگان مواد غذایی، کافه ها و رستوران های محلی را در دفتر حفظ می نماید، زیرا دفاتر پشتیبان سان گارد رستوران ندارند و شرکت ها باید ناهار کارمندان را از قبل سفارش دهند.

خانم کلوئی دمروفسکی صاحب امتیاز و مدیرعامل موسسه بین المللی احیای بحران در این باره می گوید: بیماری عالم گیر نوع بسیار ویژه ای از بحران است. در سال های اخیر شرکت ها بیشتر از همواره با بحران حملات سایبری روبرو بودند. شیوع دنیای ویروس کرونا ما را غافلگیر کرد. ما برای چنین اتفاقی آماده نبودیم.

دفاتر پشتیبان برای بقای شرکت هایی که با داده های حساس تجاری در ارتباطند، حیاتی است/ عکس: سان گارد AS

او اضافه نمود: آمادگی مشاغل در برابر فجایع و شرایط بحرانی پس از بحران 11 سپتامبر معنی پیدا نموده است. پس از حمله تروریستی به برج های دوقلوی مرکز تجارت دنیای در نیویورک در 11 سپتامبر سال 2001 صاحبان شرکت ها روی دفاتر و اماکن پشتیبان سرمایه گذاری کردند.

دمروفسکی اضافه نمود: اگر حمله تروریستی را الگویی از یک فاجعه بدانیم، شما به عنوان صاحب یک شرکت کوشش می کنید تا کارکنان خود را از نقاط پر خطر یا مراکز شهر دور کنید.

دفاتر پشتیبان مکان هایی کاملا بی روح هستند

دفاتر پشتیبان امروزی بخشی از میراث 11 سپتامبر معروف هستند. اما چرا در اقدامی ساده تر از کارمندان نمی خواهیم تا از خانه کار نمایند؟

دمروفسکی در این باره با اشاره به حساسیت بالای برخی از مشاغل می گوید: احتمالا استفاده از دستگاه ها کامپیوتری شخصی یا اینترنت خانگی به اندازه کافی ایمن نخواهند بود. از طرفی در برخی موارد مسائل عملیاتی نیز به وجود می آیند.

برخی از بنگاه های بسیار عظیم نیز به سخت افزارهای رایانه ای بسیار سریع برای پردازش بازارهای اقتصادی در کمترین زمان ممکن احتیاج دارند. این عوامل باعث می گردد تا یک شرکت عظیم به جای سیاست کار از منزل برای کارمندان به دفاتر مجهز برای احیای شرایط بحرانی روی آورد.

---

برخی از دفاتر پشتیبان به صورت پناه گاه و سازه های ضد بمب ساخته می شوند و تحمل فشار شدید ناشی از بلایای طبیعی را دارند.

---

دیوید تید مشاور و متخصص آمادگی در برابر فجایع در خصوص دفاتر پشتیبان می گوید: بسیاری از این دفاتر فقط با وسایل مورد احتیاج تجهیز شده و ممکن است برای کارمندانی که به صورت ناگهانی به این دفاتر ارسال می شوند فضایی دلگیر به نظر برسد.

این مشاور آمادگی در برابر بحران در این باره اضافه نمود: اگر بخواهیم روراست باشیم دفاتر پشتیبان معمولا مکان هایی خشک و بی روح هستند. این دفاتر برای کار طولانی مدت طراحی نشده اند. با این وجود کار راه می اندازند.

تید از برخی از ادارات پشتیبان در دنیا بازدید نموده است. به گفته او بسیاری از این دفاتر به صورت یک پناه گاه و سازه ضد بمب ساخته شده اند و تاب مقاومت در برابر انواع تهدیدها را دارد.

صنایع گردشگری و سرگرمی به دلیل محدودیت های ناشی از شیوع کرونا آسیب دیده اند و مردم بخش اعظمی از درآمد خود را صرف تهیه مواد غذایی و احتیاجهای اساسی می نمایند/ عکس: Getty Images

در اوکلاهامای آمریکا چنین ساختمان هایی تاب مقاومت و پایداری در برابر گردبادها و طوفان ها را دارند. برای مثال ساختمان کورس 360 به عنوان مرکز داده شرکت نورکراس در ایالت جورجیای آمریکا با تاب مقاومت در برابر گردباد و طوفان هایی با سرعت بیش از 100 مایل در ساعت ساخته شده است.

استیو گروبر مدیرعامل شرکت رس- کیو (Res-Q) که 360 کورس را به عنوان دفتر پشتبان در اختیار بسیاری از شرکت ها قرار می دهد، می گوید: در هنگام بروز حوادث طبیعی مشتریان این ساختمان افزایش می یابند و شرکت ها خواستار استفاده از ساختمان و تجهیزات آن در بحران هستند.

ساختمان شرکت نورکراس بیش از 150 جایگاه برای کارکنان دارد. پی ساختمان به شکلی ویژه و با سیستم شناسایی نشت ساخته شده و ساختمان به مدت 48 ساعت قادر به تامین انرژی هایی مانند برق و آب است. بیشتر دیوارهای این ساختمان بتنی هستند و بخش اعظمی از سازه در زیر زمین قرار گرفته است. در این ساختمان دوش هایی برای سرحال آوردن کارگران نیز در نظر گرفته شده است.

تجملات برای دوره ای نامعین

دانیل آلدریچ مدیر امنیت و مقاومت دانشگاه شمال شرقی بوستون در ایالت ماساچوست آمریکا در این باره گفت: درک لوکس بودن هزینه کرد شرکت ها برای آماده نگه داشتن دفاتر پشتیبان در روز مبادا بسیار مهم است.

بسیاری از شرکت های بوستون اعلام نموده اند که شرایط لازم برای تهیه دفاتر پشتیبان یا ارواح را ندارند. شیوع کرونا باعث ضرر بسیاری از شرکت ها شده و مردم نیز بیشتر در خانه مانده و درآمد خود را صرف خرید مواد غذایی و خریدهای ضروری می نمایند.

با این وجود ادارات ارواح یا پشتیبان بهشت کارمندانی هستند که در دوران شیوع کرونت امکان کار از خانه را ندارند. هنوز نمی دانیم کار پساکرونا به چه شکل ادامه خواهد یافت اما مسلم است که کار دائمی انسان ها در آینده نزدیک و با تجربه بحران کنونی می تواند به طور شگفت انگیزی تغییر کند.

--

--